Por qué las facturas Verifactu pueden ser rechazadas y cómo resolverlo (legalmente)
Una factura Verifactu puede ser rechazada después de recibir un número definitivo. Explicamos por qué ocurre, cómo prevenir los errores antes de emitir y qué debe hacer el software si el rechazo llega a producirse.
Si estás buscando un programa de facturación para Stripe o para tu tienda online en Shopify, WooCommerce o PrestaShop, hay algo que debes saber: la Agencia Tributaria puede rechazar una de tus facturas después de emitirla.
Para complicarlo un poco más, el rechazo puede llegar aproximadamente un minuto después. Los programas procesan estos envíos de forma asíncrona y, cuando existe cierto volumen, las facturas pueden quedar en una cola. Para entonces, la factura ya tiene un número definitivo, dispone de su PDF y quizá también está en manos del cliente.
Es decir, puedes encontrarte con una factura emitida, numerada y entregada al cliente que no tiene validez fiscal.
Un buen software de facturación debe evitar que llegues a esta situación, especialmente si trabajas de forma automatizada y a escala. Debe detectar los errores antes de emitir la factura y ayudarte a corregirlos. Si aun así la Agencia Tributaria la rechaza, el programa también debe ayudarte a resolver la incidencia correctamente.
La factura existe antes de que llegue la respuesta de la AEAT
Verifactu no autoriza una factura antes de emitirla. El programa expide la factura con su número definitivo y un proceso automático remite después su registro. La Agencia Tributaria devuelve con cada lote un tiempo de espera para el siguiente envío, que parte de 60 segundos. Si existe cierto volumen, el software debe combinar esa restricción con su propia cola. El rechazo no siempre llega de inmediato.
Ahí está el problema: cuando llega un rechazo, el registro no ha sido aceptado por la Agencia Tributaria, pero la factura ya existe. Tiene número, debe permanecer en la serie y quizá ya ha llegado al cliente. No puedes borrarla ni crear otra factura normal como si la primera nunca se hubiera emitido.
La respuesta puede tener tres estados:
| Respuesta de la Agencia Tributaria | Qué significa |
|---|---|
| Correcto | El registro ha sido aceptado. |
| Aceptado con errores | El registro consta en la Agencia Tributaria, pero contiene errores que debes corregir. |
| Incorrecto | El registro ha sido rechazado y no consta en la Agencia Tributaria. La factura necesita una corrección. |
Finseed marca la factura como rechazada en Verifactu, muestra el motivo comunicado por la Agencia Tributaria y ofrece la acción para corregirla.
Mostrar el rechazo no es resolverlo
Muchos conectores sencillos para Stripe y ecommerce terminan su trabajo cuando envían la factura a Verifactu. Si la Agencia Tributaria la rechaza, muestran el error en el panel y dejan que seas tú quien averigüe cómo resolverlo.
Ver el rechazo es mejor que no enterarse, pero sirve de poco si la factura ya ha llegado al cliente. Tendrás que contactar con él, explicarle que el documento recibido no tiene validez, pedirle que no lo contabilice y enviarle después la corrección correspondiente. Si el cliente es una empresa, quizá ya haya remitido la factura a su asesor o la haya registrado en su contabilidad.
Con una facturación automatizada, cada rechazo mal gestionado se convierte en una incidencia manual que puede implicar a tu equipo de soporte, administración, contabilidad y al propio cliente. Una lista de errores en un panel no resuelve ese trabajo. El software debe controlar el proceso completo: desde las comprobaciones anteriores a la emisión hasta la corrección y entrega de un documento válido.
Muchos rechazos pueden prevenirse
La Agencia Tributaria publica un catálogo extenso de validaciones y errores. Un buen programa de facturación no debería esperar a recibir uno de esos errores para actuar.
Antes de asignar un número y generar el PDF, puede comprobar:
- El formato del NIF y si aparece en el censo de la Agencia Tributaria.
- Que el país y el tipo de identificación fiscal se corresponden.
- Que los datos fiscales del emisor y del destinatario están completos.
- Que la factura puede emitirse como simplificada. El límite general es de 400 € con IVA incluido y solo determinadas operaciones pueden llegar a 3.000 €.
- Que el tipo impositivo está permitido y corresponde con la fecha de la operación.
- Que la base imponible, la cuota y el total cuadran entre sí.
- Que el IVA y el recargo de equivalencia forman una combinación válida.
- Que una operación exenta, no sujeta o con inversión del sujeto pasivo está clasificada correctamente.
Todos esos datos están disponibles antes de emitir. Si el programa espera a que la Agencia Tributaria rechace la factura para señalarlos, ha convertido una validación automática en una incidencia para el cliente.
Cuando prevenir no basta
Ningún programa puede anticipar todas las respuestas de la Agencia Tributaria. Si una factura acaba siendo rechazada, el software debe interpretar el motivo y convertirlo en una acción concreta para el usuario.
En los rechazos que afectan al contenido de la factura, como un NIF incorrecto, la ausencia de datos obligatorios o unos impuestos mal determinados, el artículo 15 del Reglamento de facturación exige emitir una factura rectificativa. Tras analizar la normativa y consultar directamente el caso con la Agencia Tributaria, el procedimiento aplicable es una rectificativa por sustitución: una nueva factura con los datos correctos que identifica y sustituye a la rechazada.
El programa debería pedirte la información que falta, generar la rectificativa, relacionarla con la factura rechazada y remitirla a la Agencia Tributaria. Si el cliente recibió el primer documento, también debe recibir la factura válida. Mostrar un código de error y dejarte solo en este punto no resuelve el rechazo.
Cómo gestionamos en Finseed una factura rechazada
En Finseed intentamos evitar el rechazo antes de que exista una factura. Si detectamos un NIF inválido, datos fiscales incompletos o una clasificación de impuestos pendiente, detenemos la creación y te indicamos qué debes corregir.
Si la Agencia Tributaria rechaza el registro, no enviamos la factura al cliente. Conservamos el documento en su serie, mostramos el motivo del rechazo y te guiamos durante su resolución.
Cuando el caso exige una factura rectificativa por sustitución, te ayudamos a corregir los datos y crear el documento que sustituye a la factura rechazada.
El asistente de Finseed pide los datos fiscales correctos y reenvía la corrección a la Agencia Tributaria.
Antes de elegir un software de facturación
Que un programa se conecte con Verifactu no significa que sepa gestionar un rechazo. Antes de elegirlo, comprueba qué datos valida antes de emitir, si espera la respuesta de la Agencia Tributaria antes de enviar el PDF al cliente y qué proceso ofrece cuando recibe un resultado Incorrecto.
Estas tres respuestas permiten distinguir entre un software que controla el proceso completo y un conector que se limita a mostrarte el problema.
Preguntas frecuentes
¿Una factura rechazada por la AEAT es válida?
No. Aunque el documento ya existe y conserva su número, el registro no ha sido aceptado por la Agencia Tributaria y la factura no tiene validez fiscal. Debe corregirse mediante el procedimiento que corresponda.
¿Puedo simplemente borrar la factura rechazada y emitir otra?
No. La factura debe permanecer en su serie. Si la operación existió, pero la factura contiene datos incorrectos, no puedes hacerla desaparecer y emitir otra factura normal. Debes corregirla mediante una factura rectificativa. La anulación queda reservada para los casos en los que el Reglamento permite utilizarla, como una factura emitida para una operación inexistente.
¿Puedo corregir el rechazo mediante una subsanación?
Solo cuando el error afecta al registro de facturación y no exige corregir la propia factura. La documentación técnica de Verifactu indica que no debe utilizarse la subsanación cuando el Reglamento exige emitir una factura rectificativa. Errores como un NIF incorrecto, la ausencia de datos obligatorios o unos impuestos mal determinados requieren una rectificativa.