Cómo cumplir Verifactu en WooCommerce: guía paso a paso para conectar tu tienda y facturar automáticamente
WooCommerce necesita conectarse con un software homologado para cumplir Verifactu. Esta guía explica cómo elegirlo, validar el NIF durante el checkout, decidir cuándo facturar y gestionar devoluciones con facturas rectificativas.
WooCommerce no cumple con Verifactu por sí solo. Para cumplir Verifactu en WooCommerce, necesitas conectar la tienda con un software de facturación homologado.
La idea es que puedas seguir trabajando como hasta ahora: WooCommerce seguirá gestionando el catálogo, los pedidos y los cobros, mientras el software de facturación emite automáticamente las facturas a partir de esa información.
Si buscas directamente el plugin, consulta Finseed, el plugin de facturación Verifactu para WooCommerce.
Qué necesitas para conectar WooCommerce con Verifactu
El proceso se resume en seis pasos:
- Elegir un software homologado compatible con WooCommerce y comprobar dónde genera y guarda las facturas.
- Conectar la tienda mediante un plugin o con las claves de la API de WooCommerce, según el proveedor.
- Decidir qué estados del pedido deben generar una factura.
- Configurar la captura y validación del NIF durante el checkout.
- Probar una venta y una devolución, si el software ofrece un entorno de pruebas.
- Activar el procesamiento en modo real y empezar a emitir facturas Verifactu.
Dónde se generan las facturas: dentro de WordPress o en un sistema externo
La diferencia más importante entre las soluciones disponibles es el lugar donde se generan y se guardan los registros de facturación.
| Qué cambia | Facturación dentro de WordPress | Facturación en un sistema externo |
|---|---|---|
| Dónde se crea la factura | En el propio WordPress de la tienda. | En la plataforma del proveedor. |
| Qué hace el plugin | Genera, numera y conserva las facturas. | Envía los pedidos y devuelve los enlaces a las facturas. |
| Qué forma parte del sistema de facturación | La tienda, el alojamiento y los componentes que intervienen. | La plataforma del proveedor. |
| Dónde queda tu certificado digital | En el alojamiento de la tienda, si el proveedor te pide aportarlo. | En el proveedor, si puede presentar los registros como tercero autorizado. |
| Qué ocurre al actualizar o migrar WordPress | Afecta al sistema de facturación. | No afecta a las facturas ya emitidas. |
Las dos arquitecturas pueden cumplir la normativa, pero reparten de forma distinta las responsabilidades técnicas. Si el módulo factura dentro de WordPress, la tienda, el alojamiento y los componentes que intervienen pasan a formar parte del sistema informático de facturación. Si el plugin solo envía los pedidos a un sistema externo, WooCommerce conserva los datos comerciales y el software externo se ocupa de los registros fiscales.
Puedes ampliar esta diferencia en los riesgos de usar un módulo Verifactu en WooCommerce. La guía sobre el certificado digital y Verifactu explica cuándo necesitas aportar el tuyo y cuándo puede presentar los registros un tercero autorizado.
Paso 1: elige un software homologado compatible con WooCommerce
La integración debe cubrir todo el ciclo del pedido, no solo crear el PDF de la primera venta. Antes de elegir un proveedor, comprueba estos puntos:
| Qué comprobar | Qué debe resolver el software |
|---|---|
| Datos del pedido | Recibir los productos, descuentos, gastos de envío, impuestos y datos fiscales del cliente. |
| Captura inteligente del NIF | Pedirlo cuando el cliente necesita una factura completa, validarlo antes de terminar la compra y enviarlo con el pedido. |
| Devoluciones y cambios | Crear las facturas rectificativas correspondientes sin modificar las facturas ya emitidas. |
| Prevención de facturas erróneas | Detectar datos incompletos o contradictorios y detener la emisión hasta que puedas corregirlos. |
| Casos fiscales complejos | Reconocer ventas a Canarias, Ceuta y Melilla, operaciones intracomunitarias, OSS y exportaciones. |
| Arquitectura | Aclarar si las facturas se generan dentro de WordPress o en un sistema externo. |
| Entorno de pruebas | Permitir probar una venta y una devolución antes de activar el modo real. |
| Funcionamiento sin aportar tu certificado digital | Comprobar si el proveedor puede presentar los registros como tercero autorizado, sin pedirte que instales o entregues tu certificado. |
Presta especial atención al lugar donde se generan las facturas, porque condiciona el resto de la configuración.
Paso 2: conecta WooCommerce con el software de facturación
El método de conexión depende del proveedor. Las integraciones más modernas utilizan un proceso de autorización directa: pulsas un botón, inicias sesión y apruebas el acceso a la tienda sin copiar credenciales. Es parecido al proceso que encuentras al conectar una aplicación con tu cuenta de Google.
Otras soluciones utilizan claves API. Según cómo funcione la integración, tendrás que generarlas en WooCommerce y pegarlas en la aplicación, o crearlas en la aplicación y añadirlas al plugin. Sigue las instrucciones del proveedor para saber qué claves necesitas y dónde debes introducirlas.
El plugin Verifactu para WooCommerce de Finseed, por ejemplo, utiliza el primer método, con conexión directa y sin facilitar claves API. Instala y activa el plugin gratuito para WooCommerce, abre WooCommerce > Finseed y pulsa Conectar con Finseed. Se abrirá una nueva pestaña para iniciar sesión o crear la cuenta y aprobar la conexión.
Cuando termines, WordPress confirmará que la tienda está conectada y Finseed empezará a recibir los pedidos nuevos, los cambios y las devoluciones que registres en WooCommerce.
Paso 3: decide cuándo emitir las facturas
WooCommerce permite adaptar los estados de los pedidos al funcionamiento de cada tienda. Elige el estado que represente una venta confirmada y con los datos necesarios para facturar. Muchas tiendas facturan en Procesando cuando cobran antes de preparar el envío, mientras que otras esperan a Completado.
Un buen criterio para elegir el estado es el devengo, es decir, el momento en que la operación se entiende realizada a efectos del IVA. En una venta online cobrada durante el checkout, normalmente se produce al recibir el pago. Por eso, Procesando suele ser una referencia más precisa que Completado, que puede llegar varios días después. Si cobras contra reembolso o después del envío, deberás adaptar el estado al momento en que se produce el cobro.
No selecciones todos los estados por precaución. Una factura emitida recibe un número y no puede borrarse o reescribirse como si fuera un pedido de WooCommerce. El software debe saber qué hacer en cada situación:
| Qué ocurre en WooCommerce | Qué debería hacer el software |
|---|---|
| El pedido alcanza el estado elegido | Emitir la factura una sola vez. |
| El cliente devuelve parte del pedido | Emitir una factura rectificativa por los productos o importes devueltos. |
| El pedido recibe un reembolso completo | Emitir la factura rectificativa correspondiente. |
| Cambian los productos o importes después de facturar | Corregir la operación mediante una factura rectificativa, sin modificar la factura original. |
| Los importes o impuestos no cuadran | Detener la emisión hasta que puedas revisar el pedido. |
Comprueba también que el software recibe correctamente los productos, cantidades, descuentos, gastos de envío, impuestos, país y código postal del pedido.
Paso 4: captura y valida el NIF durante el checkout
Verifactu no cambia las reglas que determinan cuándo debes emitir una factura simplificada o una factura completa. Sin embargo, hace más importante aplicarlas correctamente. Los registros se envían automáticamente a la Agencia Tributaria, que recibe esta información casi en tiempo real. Esto facilita la detección de errores repetidos e inconsistencias entre las facturas emitidas.
Para una tienda online, el problema más inmediato no es una posible comprobación futura. Es descubrir que no puede completar una factura después de haber cobrado el pedido. Verifactu comprueba que el NIF del destinatario esté identificado y puede rechazar el registro si no lo está. Para entonces, el cliente ya habrá abandonado el checkout y tendrás que contactarlo manualmente para corregir sus datos.
Por eso, el software no debería limitarse a comprobar que el NIF tiene el formato correcto. También debería realizar una comprobación censal en tiempo real y verificar la combinación de NIF y nombre mientras el cliente sigue en el checkout. Así podrá corregir sus datos antes de terminar la compra, en lugar de descubrir unos minutos después que el pedido no puede facturarse correctamente.
No todas las tiendas necesitan pedir el NIF de la misma forma. Una tienda que vende principalmente a particulares puede solicitarlo solo cuando sea necesario. Un negocio orientado a empresas puede preferir pedirlo en todos los pedidos.
| Configuración | Cómo funciona |
|---|---|
| Solo cuando sea necesario | El checkout solicita el NIF cuando la operación exige identificar al cliente. |
| Opcional | El cliente puede indicar que necesita una factura con sus datos fiscales. |
| Obligatoria | Todos los compradores deben introducir su NIF para terminar la compra. |
Cuando sea opcional, puedes mostrar una pregunta clara como ¿Necesitas factura con tus datos fiscales?. Cuando sea obligatorio, conviene mostrar el campo desde el principio y explicar para qué necesitas esa información. En todos los casos, el cliente debería conocer el resultado de la validación antes de pagar.
Paso 5: prueba una venta y una devolución
Si el software ofrece un entorno de pruebas, utilízalo antes de activar el modo real. Haz un pedido como lo haría un cliente, completa el pago y muévelo al estado que hayas elegido para facturar.
Comprueba que el software emite una sola factura y que los productos, descuentos, gastos de envío, impuestos y datos fiscales coinciden con WooCommerce. Después, registra una devolución desde la tienda y verifica que crea la factura rectificativa correspondiente sin modificar la factura original.
Si tu negocio tiene algún caso frecuente más complejo, como ventas a Canarias o a empresas de la Unión Europea, conviene repetir la prueba con uno de esos pedidos.
Paso 6: activa el procesamiento en modo real
Cuando las pruebas sean correctas, revisa una última vez el estado del pedido que genera la factura y activa el procesamiento en modo real. Comprueba también desde qué pedido comenzará la integración para evitar que facture pedidos antiguos o duplique facturas que ya hayas emitido por otro medio.
Un buen software no debería limitarse a emitir y enviar las facturas. Antes de asignarles un número, debería revisar los datos fiscales, los impuestos y los importes del pedido. Si detecta un posible error, debe detener la emisión y explicarte qué necesitas corregir. Así evitas convertir un pedido incorrecto en una factura emitida y reduces el riesgo de que la Agencia Tributaria rechace el registro.
A partir de ese momento, cada venta que alcance el estado configurado deberá generar su factura y el correspondiente registro Verifactu. Durante los primeros días, revisa las facturas emitidas y la respuesta de la Agencia Tributaria. El software debería mostrarte con claridad si cada registro ha sido aceptado, aceptado con errores o rechazado.
Ventas a Canarias, Ceuta y Melilla
Las ventas con destino a Canarias, Ceuta y Melilla no llevan IVA español. WooCommerce no las distingue por sí solo, así que la integración debe reconocerlas por el país y el código postal del pedido. Los códigos postales que empiezan por 35 y 38 corresponden a Canarias, los que empiezan por 51 a Ceuta y los que empiezan por 52 a Melilla.
| Qué ocurre en WooCommerce | Qué debería hacer el software |
|---|---|
| El pedido llega con IVA español y destino en estos territorios | Detener la emisión y avisarte de que los impuestos no corresponden al destino. |
| La tienda tiene configurada la exención por destino | Emitir la factura sin IVA y con la referencia a la exención. |
| El cliente cambia la dirección después de facturar | Corregir la operación mediante una factura rectificativa. |
Si vendes con frecuencia a estos territorios, revisa la configuración de impuestos de WooCommerce antes de activar el modo real. Un pedido facturado con IVA español a Canarias obliga a emitir después una factura rectificativa.
Ventas de productos a empresas de otros países de la Unión Europea
La venta de productos a una empresa de otro país de la Unión Europea puede facturarse sin IVA español si el cliente tiene un NIF-IVA válido y activo en el censo VIES. Comprobar el formato no basta, porque un número con el formato correcto puede estar dado de baja.
Por eso la validación debe hacerse durante el checkout, mientras el cliente todavía puede corregir sus datos.
| Resultado de la validación | Cómo debería facturarse la venta |
|---|---|
| NIF-IVA válido y activo en VIES | Sin IVA español y con la mención de entrega intracomunitaria exenta. |
| NIF-IVA con el formato correcto pero no activo | Con IVA español. |
| El cliente no facilita ningún NIF-IVA | Con IVA español. |
Comprueba también que la factura incluye esa mención, la de entrega intracomunitaria exenta del artículo 25 de la Ley del IVA. Es un requisito de la factura, no una opción del software.
Si en lugar de productos vendes servicios o descargas digitales, la regla de localización es otra y la mención también cambia.
Preguntas frecuentes sobre Verifactu y WooCommerce
¿Tengo que hacer algo con mi tienda WooCommerce por Verifactu?
Sí, si tu actividad está dentro del ámbito de Verifactu. WooCommerce no genera por sí solo los registros de facturación que exige la norma, así que tendrás que conectar la tienda con un software de facturación homologado.
¿Cómo se instala y se conecta un plugin de Verifactu en WooCommerce?
El plugin se instala desde Plugins > Añadir nuevo, como cualquier otro plugin de WordPress. La conexión depende del proveedor. Algunas integraciones se autorizan con un botón desde la pantalla del propio plugin y otras requieren generar claves API en WooCommerce y pegarlas en la aplicación.
¿WooCommerce cumple con Verifactu por sí solo?
No. WooCommerce gestiona los productos, pedidos y cobros, pero necesita conectarse con un software de facturación homologado que genere las facturas y los registros Verifactu.
¿Necesito un plugin para cumplir Verifactu en WooCommerce?
En general, sí. Algunas soluciones pueden conectarse directamente mediante las claves API de WooCommerce. Sin embargo, un plugin suele ofrecer una integración más completa y bidireccional. Puede intervenir en el checkout, detectar cambios en los pedidos, registrar devoluciones y mostrar avisos dentro de WordPress.
¿Tengo que pedir el NIF a todos los clientes?
No necesariamente. Si vendes principalmente a particulares, puedes solicitarlo solo cuando el cliente necesite una factura con sus datos fiscales. Si tu negocio es B2B y vende a empresas de otros países de la Unión Europea, te interesa pedir y validar siempre el NIF-IVA intracomunitario. La configuración adecuada depende de tu actividad, del importe de las ventas y del tipo de clientes que tengas.
¿Qué estado del pedido debe generar la factura?
El estado que mejor represente el devengo de la operación. Si cobras durante el checkout, normalmente será Procesando. Si cobras contra reembolso o después del envío, puede corresponder otro estado.
¿Puede WooCommerce emitir facturas simplificadas con Verifactu?
El software conectado puede emitir facturas simplificadas y facturas completas. El tipo correcto depende de la actividad, del importe de la venta y de si debes identificar al cliente. La integración no debería tratar todos los pedidos de la misma forma.
¿Qué ocurre cuando registro una devolución en WooCommerce?
La integración debe convertir la devolución parcial o completa en una factura rectificativa. La factura original debe conservarse sin cambios y quedar vinculada con la factura rectificativa.
¿Necesito certificado digital para cumplir Verifactu en WooCommerce?
No necesariamente. Algunos proveedores te pedirán que aportes tu certificado. Otros pueden presentar los registros como tercero autorizado sin que tengas que entregar ni instalar el tuyo. Puedes ampliar esta diferencia en la guía sobre el certificado digital y Verifactu.
¿Puedo probar la integración sin enviar facturas reales?
Sí, si el proveedor ofrece un entorno de pruebas. Podrás completar una venta y una devolución sin afectar a la numeración real ni enviar registros a la Agencia Tributaria.