Series de facturación: completas, simplificadas y rectificativas
Explicamos cuántas series necesita un negocio online, cuáles exige la ley y cómo numerar facturas completas, simplificadas y rectificativas.
Entender cuántas series de facturación necesita un negocio que vende online, ya sea mediante un ecommerce o Stripe, es un lío. La ley distingue entre facturas completas, simplificadas y rectificativas, pero reparte las reglas de numeración entre varios artículos.
Aquí las reunimos y las explicamos en lenguaje llano: qué series debes separar y cómo organizarlas para cumplir este aspecto de Verifactu.
Una rectificativa también puede ser completa o simplificada
El primer lío está en los nombres. «Completa», lo que muchas personas llaman factura normal, y «simplificada» indican qué datos debe contener una factura. «Rectificativa» indica que el documento corrige una factura anterior. No son tres categorías al mismo nivel.
La terminología cotidiana añade más confusión. Lo que una tienda llama ticket de caja es, cuando documenta la venta a efectos fiscales, una factura simplificada. Un recibo que solo acredita el pago no sustituye a la factura.
Tampoco existen el abono o la nota de crédito como tipos de factura distintos en el Reglamento. Si ese documento reduce o corrige una factura ya emitida, fiscalmente debe ser una factura rectificativa.
El artículo 15.5 del Reglamento de facturación establece que una factura rectificativa debe cumplir los requisitos de una factura completa o simplificada, «según proceda». Conviene leer bien esa expresión: la ley no dice que la forma de la factura original decida la forma de la rectificativa.
De hecho, el artículo 4.1.b) permite expedir una factura simplificada «cuando deba expedirse una factura rectificativa», sin someterlo al límite de 400 euros. La única restricción son las operaciones excluidas del artículo 4.4, como las entregas intracomunitarias.
Aun así, lo habitual y lo recomendable es que una rectificativa que corrige una factura completa se emita también como completa, porque identifica al destinatario y facilita que este deduzca el IVA. Pero es una decisión de la empresa, no una obligación del Reglamento.
Con esto ya son cuatro los tipos de documento que puedes acabar emitiendo:
| Tipo de documento | Requisitos que debe cumplir |
|---|---|
| Factura completa | Artículo 6 |
| Factura simplificada | Artículo 7 |
| Rectificativa emitida como completa | Artículo 6 |
| Rectificativa emitida como simplificada | Artículo 7 |
¿Qué facturas deben llevar series separadas?
El Reglamento permite crear series diferentes cuando exista una razón que lo justifique, pero también establece algunas separaciones obligatorias. Las reglas aparecen repartidas entre los artículos 6, 7 y 15.
Traducidas a los cuatro tipos de documentos anteriores, quedan así:
| Separación | Qué establece la ley | Dónde lo dice |
|---|---|---|
| Facturas completas y facturas simplificadas | Deben usar series separadas cuando se emitan ambas durante el mismo año natural. | Art. 7.1.a), último párrafo: «será obligatoria la expedición mediante series separadas de unas y otras» |
| Facturas completas y sus rectificativas | Las rectificativas deben utilizar una serie específica. | Art. 6.1.a): «será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas siguientes: [...] 2.º Las rectificativas» |
| Rectificativas emitidas como completas y rectificativas emitidas como simplificadas | Deben ir separadas cuando se emitan ambas durante el mismo año natural. | Ningún artículo lo dice con esas palabras. Se deduce de aplicar el último párrafo del art. 7.1.a) a las rectificativas |
| Facturas simplificadas y sus rectificativas | La ley permite separarlas, pero no lo exige. | Art. 7.1.a): las rectificativas aparecen bajo «se podrán expedir [...] mediante series separadas», no bajo una obligación |
Esta última diferencia explica por qué la ley no obliga siempre a utilizar cuatro series, aunque hacerlo sea la opción más clara para un negocio que emite todos estos documentos.
Entonces, ¿cuántas series debería utilizar una tienda online?
El mínimo legal depende de las facturas que emita el negocio. Una empresa que solo expide facturas completas no necesita la misma estructura que una tienda que combina ventas a particulares, ventas a empresas y devoluciones.
En un ecommerce o negocio que cobra con Stripe, es habitual emitir facturas simplificadas para ventas a particulares y completas cuando el cliente solicita sus datos fiscales o la operación no admite una simplificada. En cuanto aparece una cancelación, devolución o corrección, también entran en juego las rectificativas.
Por eso recomendamos configurar cuatro series desde el principio:
| Uso de la serie | Ejemplo de prefijo |
|---|---|
| Facturas completas | F |
| Facturas simplificadas | FS |
| Rectificativas emitidas como completas | F-RECT |
| Rectificativas emitidas como simplificadas | FS-RECT |
Estos prefijos son solo ejemplos. La ley no obliga a utilizar esos nombres. Lo importante es que cada serie tenga una identificación propia y mantenga una numeración correlativa.
Con las cuatro series no necesitas predecir qué tipos de factura emitirás durante el año. Si una de ellas no llega a utilizarse, no afecta a la numeración de las demás.
¿Necesitas cuatro series por cada tienda o cuenta de Stripe?
No necesariamente. Las series pertenecen a la facturación del negocio, no a Shopify, WooCommerce, PrestaShop o Stripe.
Si todas tus ventas se emiten con el mismo NIF y un único programa controla la numeración, puedes utilizar las mismas cuatro series en varias tiendas o integraciones. Por ejemplo, las facturas completas de Shopify y Stripe pueden avanzar juntas dentro de la serie F.
También puedes separar las series por tienda, establecimiento o tipo de actividad si te ayuda a organizar la contabilidad. El Reglamento permite hacerlo cuando existe una razón que lo justifica. En ese caso, cada canal debe respetar igualmente la separación entre facturas completas, simplificadas y rectificativas.
Si utilizas varios programas de facturación, asigna a cada uno series con prefijos distintos. Por ejemplo, tu ecommerce puede utilizar WEB-F y tu programa de gestión ERP-F.
No permitas que dos programas emitan dentro de una misma serie. Si ambos generan, por ejemplo, la factura F-104 con el mismo emisor y fecha, Verifactu rechazará el segundo registro como «Registro de facturación duplicado». La AEAT identifica cada factura mediante el NIF del emisor, su serie y número, y la fecha de expedición. Utilizar prefijos distintos evita que dos sistemas creen por accidente el mismo identificador. La AEAT lo explica en sus preguntas frecuentes para desarrolladores.
Cada serie lleva su propia numeración
Cada serie tiene su propio contador, y la numeración debe avanzar de forma correlativa dentro de ella. No necesitas un único contador para todas las facturas. Puedes emitir F-104, FS-287, F-RECT-12 y FS-RECT-6 porque pertenecen a series distintas. Así lo establecen los artículos 6 y 7 del Reglamento de facturación.
Si una factura corresponde a una venta real, pero contiene un error o después se produce una devolución, lo normal es emitir una factura rectificativa. Esta recibe un número nuevo dentro de la serie rectificativa correspondiente y hace referencia a la factura original. La factura original conserva su número y permanece en el historial.
La anulación en Verifactu se reserva para casos muy poco frecuentes. Se utiliza cuando la factura no debería haber existido, por ejemplo, porque se duplicó o porque la operación nunca ocurrió. No debe utilizarse para corregir importes, productos, impuestos o datos fiscales. La AEAT explica esta diferencia en sus aclaraciones para desarrolladores.
¿Hay que empezar la numeración de nuevo cada año?
No es obligatorio. La ley exige que la numeración sea correlativa dentro de cada serie, pero no obliga a reiniciarla el 1 de enero.
Puedes mantener las mismas series y continuar su numeración. También puedes crear series anuales, como F-2026 y FS-2026, y empezar nuevas series cuando cambie el año. En ese caso, recuerda aplicar el mismo criterio a las rectificativas.
Aunque cambies las series, la cadena de registros de Verifactu no comienza de nuevo. El primer registro del año debe enlazarse con el último registro generado el año anterior. La AEAT lo confirma en sus preguntas frecuentes sobre trazabilidad.
La regla práctica
Para la mayoría de los negocios que venden online, la configuración más sencilla es utilizar cuatro series: una para facturas completas, otra para simplificadas y dos más para sus respectivas rectificativas.
Puedes compartirlas entre varios canales cuando un único programa controla toda la numeración. Si intervienen varios programas, utiliza prefijos distintos para evitar duplicados.
Cuando necesites corregir una venta real, emite la rectificativa desde la serie que corresponda. No reutilices el número original y no la registres como una factura ordinaria, un ticket nuevo, un abono o una nota de crédito independiente.
Con esta estructura, cada documento queda en su lugar y la numeración resulta más fácil de entender, revisar y mantener conforme a Verifactu.