¿Mi ERP forma parte del SIF si solo importa facturas ya emitidas?
Un ERP que recibe copias de facturas para archivo o conciliación no se convierte por esa conexión en componente del SIF. Publicamos los pasajes de la respuesta de la AEAT a Finseed y las condiciones del supuesto consultado, incluidas las exportaciones a Excel y el archivo en la nube.
Un ERP que solo importa facturas ya emitidas para archivarlas o conciliar las ventas no se convierte por esa conexión en componente del sistema informático de facturación (SIF). La Agencia Tributaria nos lo ha confirmado para una integración por API de solo lectura, sin intervención en la emisión ni en los registros Verifactu.
La aclaración abarca también el tratamiento posterior en Excel y el archivo de copias en Google Drive, Dropbox o un ordenador. Para quien necesita pasar las facturas a su gestoría o reunir las ventas en su ERP, la respuesta tiene una consecuencia concreta: esa recepción pasiva no exige una declaración responsable adicional del sistema receptor.
El 1 de septiembre de 2026 enviamos la consulta desde Finseed al soporte de Verifactu de la AEAT. A continuación publicamos extractos literales de su respuesta, junto con las condiciones que le planteamos. La firma corresponde a Atención al Usuario del Departamento de Informática Tributaria, desde [email protected]. Es una respuesta de soporte a ese supuesto, no una consulta vinculante de la Dirección General de Tributos.
¿Qué condiciones cumple el ERP que queda fuera del SIF?
El ERP de la consulta recibe información cuando Finseed ya ha emitido la factura, generado su registro Verifactu y remitido ese registro a la AEAT. Obtiene el número y la serie, los importes, el desglose de IVA, el PDF y el estado ante la Agencia Tributaria.
La conexión sirve exclusivamente para consultar esos datos cerrados, consolidar las ventas, conciliar la contabilidad o descargar copias para archivo y gestoría. El sistema receptor:
- No puede emitir, corregir, rectificar, anular ni reemitir facturas.
- No genera ni altera el registro de facturación, la huella, el encadenamiento o el QR.
- No interviene en el envío a la AEAT ni devuelve información al SIF.
Para ese sistema, la respuesta descarta expresamente la consideración de componente de facturación (CF) y de componente principal de facturación (CPF). La AEAT explica el motivo:
«Puesto que dicho sistema no interviene en la admisión de datos para la expedición, no genera ni altera el registro de facturación de alta, no participa en la huella, encadenamiento o QR, ni afecta a la remisión telemática a la AEAT, no implementa ninguno de los requisitos exigidos por el Reglamento ni por la Orden Ministerial, quedando fuera del perímetro del SIF.»
Que la descarga sea automática no cambia el supuesto: la consulta ya describía una conexión por API. Lo relevante en la respuesta es la función limitada de esa conexión.
¿Exportar facturas a Excel convierte la hoja de cálculo en un SIF?
No, cuando Excel recibe los datos de facturas ya emitidas para su seguimiento posterior, en las condiciones de la consulta. La AEAT incluye las hojas de cálculo expresamente:
«El almacenamiento o tratamiento posterior de las facturas emitidas y de sus datos en herramientas externas (tales como carpetas locales, servicios de almacenamiento en la nube tipo Google Drive o Dropbox, programas de contabilidad o hojas de cálculo Excel) se sitúa fuera del proceso de expedición del SIF.»
Por ejemplo, una hoja que recibe los importes de las facturas del mes para sumar las ventas encaja en el uso de consolidación descrito. Esa suma es un tratamiento posterior de datos ya cerrados; no genera ni modifica las facturas de origen.
Por eso, la pregunta útil sobre un archivo XLS o XLSX es qué trabajo hace dentro del proceso. Exportar datos para analizarlos después es el supuesto consultado. Utilizar una hoja de cálculo para preparar o emitir las propias facturas es otro caso, que esta respuesta no resuelve.
¿Puedo guardar los PDF en Drive o enviarlos a mi gestoría?
Sí. El archivo de copias en un ordenador, Google Drive o Dropbox aparece expresamente en la respuesta. La descarga de PDF para facilitarlos a la gestoría también formaba parte del supuesto planteado.
En ese flujo, la factura ya existe antes de llegar al archivo o a la gestoría. Guardar esa copia no convierte a la herramienta de destino en componente del SIF.
La consulta se refiere a archivo y trabajo contable posterior. No permite concluir lo mismo sobre cualquier circuito que utilice el PDF, como una tienda que lo recibe para entregárselo al comprador dentro de su proceso de facturación.
¿Necesita el ERP una declaración responsable por recibir esas facturas?
No por la conexión pasiva descrita. La AEAT confirma que la responsabilidad sobre el producto de facturación sigue en Finseed y añade:
«La conexión pasiva de sus clientes a través de la API descrita no modifica en absoluto esta responsabilidad ni exige certificaciones adicionales por parte de los sistemas receptores de los clientes.»
Puedes consultar nuestra declaración responsable. La respuesta no certifica cualquier integración que un cliente construya: se pronuncia sobre la recepción de copias con las limitaciones expuestas arriba.
¿Quién sigue obligado a conservar las facturas?
La empresa o el autónomo mantiene sus obligaciones de conservación. Este fue un punto que pedimos aclarar: en nuestra pregunta planteábamos si guardar las copias trasladaba al cliente parte de la responsabilidad del SIF. La respuesta separa ambas cuestiones:
«El obligado tributario es responsable de la conservación de sus facturas y libros registro conforme a la normativa tributaria general, sin que el uso de estas herramientas de consulta o archivo pasivo convierta a dichas aplicaciones en componentes del SIF ni altere la autoría de la facturación.»
Por tanto, recibir las copias no convierte al ERP en componente del SIF, pero tampoco elimina las obligaciones de conservar facturas y libros registro. La aclaración trata sobre la función del sistema receptor; no declara suficiente cualquier forma de archivo.
¿Por qué surge la duda si el ERP no factura?
El artículo 1.2 del Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 define el SIF mediante la admisión, conservación y procesamiento de información para expedir facturas. Un ERP que importa datos también los conserva y puede procesarlos. Esa coincidencia fue el motivo de nuestra consulta.
La Orden HAC/1177/2024, artículo 1.2, define los componentes por su intervención en los requisitos del sistema de facturación. En el supuesto que describimos, la AEAT concluye que el receptor no implementa esos requisitos.
La aportación de esta respuesta es concretar cómo considera la AEAT un flujo de consulta, conciliación y archivo posterior. No basta con llamar «ERP» a una aplicación o afirmar que no imprime facturas para extenderle la misma conclusión.
¿Y si mi ERP también envía datos para emitir o rectificar?
Entonces la integración tiene funciones que no incluimos en este supuesto. Lo mismo ocurre si genera el PDF de la factura, interviene en los registros Verifactu o forma parte del circuito de entrega al comprador. Esta respuesta no determina si esas otras funciones convierten al sistema en componente del SIF.
Si necesitas revisar una integración con Finseed, escríbenos con el recorrido de los datos: qué sistema emite la factura, qué recibe el ERP y qué puede devolver o modificar. Indica también si los PDF van al archivo, a la gestoría o al comprador. Con esa descripción podemos distinguir si estás consultando por el mismo flujo de solo lectura o por otro proceso que requiere análisis.